Zásady zaobchádzania s osobnými údajmi používateľov
Radi by sme Vás ubezpečili, že Vaše osobné údaje spracovávame a uchovávame v súlade s novým zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ako aj s „Nariadením Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679, o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES“, tiež známym pod skratkou GDPR (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len Nariadenie), ktoré nadobúdajú účinnosť dňa .
Kto je prevádzkovateľom Vašich osobných údajov?
Prevádzkovateľom osobných údajov je Slovenská akadémia vied. S prípadnými otázkami alebo požiadavkami na uplatnenie práv v súvislosti so spracovávaním Vašich osobných údajov sa na knižnicu môžete obrátiť:- osobne pri návšteve knižnice
Aké osobné údaje spracovávame?
Spracovávame len také osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na poskytovanie našich služieb používateľom, ďalej aby sme dodržali naše zákonné povinnosti a tiež aby sme chránili naše oprávnené záujmy, a to najmä v zmysle zákona č. 126/2015 Z. z. o knižniciach a o zmene a doplnení zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 38/2014 Z. z.
Spracovávame predovšetkým tieto kategórie osobných údajov:- Základné identifikačné údaje – medzi ktoré patrí napríklad meno a priezvisko, tituly, dátum a miesto narodenia, číslo občianskeho preukazu alebo číslo pasu, identifikačný kód preukazu, identifikačné údaje z externých systémov a pod.
- Kontaktné údaje – e-mail, telefónne číslo, kontaktná adresa.
- Popisné údaje – ide o štatistické údaje typu vek, pohlavie, vzdelanie, zamestnanie.
- Údaje o inej osobe – identifikačné a adresné údaje zákonného zástupcu, oprávnenej osoby, ručiteľa.
- Transakčné údaje – história výpožičkových operácií, dlhy a platby za služby.
- Profil používateľa v online katalógu – história vyhľadávania, obľúbené zdroje a dokumenty, hodnotenie, štatistika prihlásenia.
Na aké účely ich spracovávame?
- Spracovanie na základe zmluvy
Zmluvou je registrácia používateľa do knižnice. Účely spracovania osobných údajov sú okrem iného:- Evidencia používateľov, s ktorými máme uzavretú zmluvu (registrovaní čitatelia).
- Poskytovanie knižničných, informačných a ďalších služieb na základe zákona o knižniciach a bližšie vymedzených platným knižničným poriadkom.
- Zasielanie správ priamo sa vzťahujúcich k realizácii týchto služieb.
- Spracovanie na základe oprávnených záujmov prevádzkovateľa
- Ochrana knižničného fondu.
- Vymáhanie pohľadávok.
- Informovanie používateľov o službách a podujatiach organizovaných knižnicou.
- Spracovanie na štatistické účely
Po skončení Vašej registrácie a uplynutí doby, počas ktorej uchovávame osobné údaje, sú niektoré údaje ďalej spracované na štatistické účely, a to v anonymizovanej podobe.
- Spracovanie na základe zmluvy
Aké subjekty majú prístup k Vašim údajom?
Aby sme zaistili kvalitné poskytovanie knižničných a informačných služieb, je nevyhnutné, aby mali prístup k Vašim osobným údajom aj ďalšie tretie subjekty, externí sprostredkovatelia. Ide predovšetkým o dodávateľa knižnično-informačného systému ARL, spoločnosť COSMOTRON SLOVAKIA, s.r.o.. Spracovanie Vašich osobných údajov je v tomto prípade ošetrené uzatvorením písomnej zmluvy medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom v zmysle platnej legislatívy.Ako dlho máme uložené Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchovávame po dobu trvania zmluvy o registrácii používateľa, aby sme Vám mohli poskytovať naše služby. Po skončení zmluvného vzťahu a vysporiadaní všetkých záväzkov plynúcich či súvisiacich s registračnou zmluvou uchovávame Vaše osobné údaje nevyhnutne nutnú dobu, a to 1 roku. Dôvody takéhoto uchovávania sú napríklad:- Ochrana knižničného fondu – dodatočne zistené škody / poškodenia.
- Zjednodušenie prípadnej opakovanej registrácie používateľa, uchovanie jeho dát (napr. história výpožičiek).
- Riešenie prípadných právnych nárokov.
Aké máte práva v súvislosti so spracovaním osobných údajov?
Nariadenie GDPR pre Vás zavádza nasledujúce práva:- Právo na informácie o spracovaní Vašich osobných údajov – plníme touto informačnou stránkou, alebo sa na nás môžete obrátiť na vyššie uvedených kontaktoch.
- Právo na prístup k osobným údajom – k väčšine osobných údajov sa dostanete cez svoje konto používateľa, podrobný výstup si môžete vyžiadať v knižnici.
- Právo na zmenu osobných údajov – máte možnosť požiadať o zmenu Vašich osobných údajov v knižnici, vybrané kontaktné údaje si môžete zmeniť po prihlásení sa do svojho konta používateľa.
- Právo na prenositeľnosť údajov – môžete požiadať v knižnici o vyexportovanie Vašich osobných údajov v strojovo spracovateľnom formáte.
- Právo na výmaz (právo na zabudnutie) – máte možnosť požiadať o výmaz svojich osobných údajov v knižnici, po vysporiadaní všetkých záväzkov a splnení podmienok na ukončenie registrácie, tzn. prestanete byť naším používateľom. Ako aktívny používateľ, bez ukončenia registrácie, môžete požiadať o jednorazovú alebo trvalú anonymizáciu Vašej histórie výpožičiek (starších než 1 roku). Prídete tým ale o štatistiku Vašich výpožičných operácií, upozorňovanie na skôr vypožičané tituly alebo prepojenie s históriou Vašich poplatkov.
- Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov – môžete sa kedykoľvek obrátiť s Vaším podnetom alebo sťažnosťou vo veci spracovania osobných údajov na dozorový orgán, a to na Úrad na ochranu osobných údajov, so sídlom Hraničná 12, 820 07, Bratislava 27, tel. č.: +421 2 3231 3220, webové stránky www.uoou.sk.